¿Qué tal? Mi nombre es Víctor Esparza, bienvenid@ a Conviértete en un “Terminator” de tu bandeja de correo
Como lector habitual de Chica Seo -eso y la desafortunada memoria que me cargo- estoy enterado de las visicitudes que atravesaron en días pasados Milagros y Natalia con sus emails oficiales, con el consecuente atraso en la comunicación y en el peor de los casos la pérdida de algunos emails.
Antier nos decía Milagros: “Tengo muchos correos pendientes, por lo cual pido disculpas por la demora, pero se debió a una falla. Seguramente algunos se perdieron con el cambio de servidor, por lo que he notado”. Éste sin duda, es un caso extremo, pero quien de nosotros no se ha encontrado un lunes al iniciar la jornada laboral con una pila de emails nuevos, más los que dejamos pendientes.
Cuando empiezas a ganar un grado de credibilidad es común que muchos de tus visitantes/lectores se animen a dirigirse a tí a través del email que proporcionas en el Acerca de o de la forma de contacto. No imagino la cantidad de correos que recibe a diario un señorón como Andrés Nieto, pero han de ser varios, aún habiendo un foro y toda la biblioteca en la que se ha convertido ya su blog. Cuando yo le escribí para contactarlo por lo de Blogoedad no pasaron 24 horas y ya tenía una respuesta de su parte.
Y es muy probable que así fuese porque Andrés, sin proponérselo, aplica los principios que Leo Batauta recomendó en Problogger para atender esas oleadas de correo masivo por tu actividad de blogger:
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Mantén una cuenta central: con la facilidad hoy día de redireccionar los correos de varias cuentas a una sola es fundamental aprovechar el recurso, lo que te ahorra el paseo por diversas plataformas de email.
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¡Detén la bola!: cadenas, listas de correo, boletines de prensa, de preferencia procu filtrarlas para que no te llenen la bandeja y le dediques a esa correspondencia una vistazo al día unicamente.
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Establece políticas de correspondencia: Copio de Andrés: “Cualquier comentario, sugerencia, critica e idea que creas que pueda ser interesante, sera agradable conocerla. Si tienes alguna duda, puedes pasarte por el foro a ver si alguien ya tenido problemas similares y encuentras soluciones”. En una cantidad de blogs he leído que los bloggers especiican qué tipo de correspondencia no será atendida, o hacen como Andrés la invitación a consultar primero la información ya existente.
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Escribe un FAQ: Escribe CeeC: “Si queréis contactar conmigo podéis hacerlo vía mail, pero por favor, no uséis el correo para preguntarme dudas técnicas, para eso ya están los comentarios de los respectivos manuales donde trato de ayudaros lo que puedo. Lo siento pero no contestaré a ese tipo de correos”. Y si te pasas por su página, tiene muy bien organizada la información que comunmente le pueden solicitar.
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Marca 2 horarios fíjos para revisar el correo: si dedicas 20 minutos a las 10 am y otros 20 minutos a las 4 pm serás más eficiente que si dedicas 10 minutos cada hora.
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Optimiza tu proceso: marca y elimina los que son basura, deja para un mismo momento los que requieren respuesta y bórralos luego, archiva los indispensables. De nuevo la sabia técnica del trabajo por lotes en acción.
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No te encariñes tanto: si bien en Gmail, por ejemplo cuentas con 6 gigas de almacenamiento y en correos propios hasta más, lo más sano es diariamente hacer limpieza y archivamiento.
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Aparta los que requieran más tiempo: hasta aquí más de uno habrá dicho ya: ¡ey, pero eso no se puede hacer con todos los mails! Pues aquellos que requieran de más atención y una respuesta elaborada márcalos y déjalos para otro momento de la jornada.
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Limítate a lo escencial: Leo es especifico: 5 oraciones a lo mucho por respuesta. ¿Y realmente en la mayoría de las veces se necesita más? No.
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Déjalos que se cansen: lo que comunmente se traduciría en “no alimentes al troll”; correos sobre intercambios de enlaces, participación en cadenas, palabras ofensivas y demás simplemente se van directo a la papelera, que prestarles atención puede resultar contraprudecente.
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5 al día: si entre semana rienes el tiempo justo al menos proponte responder 5 correos al día y deja que el resto se acumulen para el sábado o una hora de la semana que destinarás a ponerte al día, así en ‘esa hora’ no tendrás tanta tarea como si dejaras todos para un mismo momento.
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¡Contrata un asistente!: regálale 1 dolar a tu mejor amigo o a tu hermano de confianza para que se eche a hombros el trabajo sucio de borrar cadenas, archivar emails informativos, dejar marcados los que ocupan respuesta, enviar agradecimiento por felicitaciones. Gastarás 1 dolar pero ganarás en productividad.
Bueno, los dejo que voy a responder mis 5 de hoy…
April 1st, 2008 at 2:52 am
Victor, cada vez que leo puntos tuyos como el 5 me da el patatus, no me puedo imaginar cronometrar mi tiempo de esa forma, lo hace de lo más metódico y aburrido, aggg… perdería todo el interes.
En cuanto a los correos creo que una gran parte de la organización puede venir por tener varias cuentas para diferentes cometidos, ya que si usas la misma para darte de alta en muchos directorios que luego a su vez te envian los datos (bueno guardarlos), pues es probable que se llene de spam. Conviene tener una para los visitiantes del blog, otra con la que te das de alta en los diversos servicios de internet, espacios, widget, etc… y otra personal para los amigos, asi es mucho más fácil atender y poder contestar sin una mezcla de todos.
Luego está que es muy diferente ver los mensajes vía web que en un programa de correo por lo que los supuestos de los puntos arriba expresado varían, tanto en su forma de recibir como de atender o responder.
En mi caso al llegar a mi bandeja de Outlook Express, la cual tengo permanentemente abierta (recibo una media de 800 correos diarios), pues procuro según hago otras cosas ir viendo los que llegan y pasarlos a carpetas: material, publicar, para responder…
Generalmente respondo al momento los correos sencillos que sólo requieren unas palabras o los que me apetece contestar, ya que me suele parecer tedioso ir a la carpeta de responder y empezar a dar soluciones al resto, claro que tampoco es tan sencillo como aquí lo explico porque dentro de esa carpeta hay subscarpetas, los que me llegan a través del contacto de la página, los que son para responder de diferentes grupos de Yahoo y que para mi tienen prioridades unos con otros por el papel que juego en ellos, bueno en fin… seguiría pero ésto se iba hacer interminable.
Eso sí, hace un par de día hice una enorme limpieza y es que antes recibia los feeds en mi programa de correo que como digo es una de mis herramientas indispensables, pero desde que las pasé a un programa lector de feeds estoy gozando. Soy anti herrmientas online ya que en nada se acercan a lo que son los programas, y únicamente las excuso cuando no tenemos un pc desde el que nos conectamos normalmente.
Seguro que cuando releea lo que he escrito del tirón, no sólo le encontraré mil fallos sino que me quedarán cosas en el tintero por decir. Tiemblen!, jajaja
April 1st, 2008 at 8:35 am
@Malina la idea es gestionar tu correo desde una sóla cuenta, eso no quiere decir que no tengas varias distintas, pero luego todas ellas tienen que redireccionar a una misma. Si después esa tiene un sitema de filtrado puedes clasificar todo el correo segń carpetas, según cuentas de correo o según e criterio que te sea más útil
April 1st, 2008 at 9:09 am
Si, Dondado gracias por el consejo pero tengo amplia experiencia en administrar cuentas de correo como unas 30 que tengo, antiguamente con las identidades en xp me apañaba mejor, ahora con vista todo en la misma identidad de outlook un poco peor pero me organizo, te aseguro que te asustarias si te hago una captura, no solo por la organización sino porque solo desde febrero que tengo pc nuevo porque el anterior se me fastidio, debo tener como 20.000 correos, asi que sino me organizo mal iba yo.
Eso si, cada vez que puedo los voy sacando a carpetas y a un disco duro externo ya que gracias a Dios no todos son para constestar claro sino material para conservar.
En fin… una historia lo mio con el correo.
April 1st, 2008 at 11:06 am
Yo utilizo GMail y muuuchas etiquetas. En mi carpeta de entrada sólo quedan los correos pendientes de contestar o los que esperan alguna tarea por mi parte, una vez “procesados” los archivo.
April 1st, 2008 at 11:50 am
Dondado, es que lo mio es otra historia como te digo.
Uso de Gmail una docena de cuentas, otra docena de Yahoo (por temas de capacidad), hotmail, etc… esto no viene de ahora sino de bastantes años, antes que las capacidades del los correos eran otras, mantenia paginas webs y tambien llevaba grupos de correo de yahoo como actualmente hago. El blog de malinamaniac a sido mi ultima aventura y en ello llevo poco tiempo, a pesar que di de alta hace mas de 4 años mis primeros blogs e hice mis pinitos no los continué y tampoco eran tan prolificos como ahora ni aún se habia creado la blogsfera tal como la conocemos ahora.
Y volviendo a lo del correo para mi es imposible gestionarlos por web porque me daria algo abriendo uno por uno con la cantidad que recibo, en verdad es la ocupación mayor de mi tiempo y mi vicio personal.
Sin mi outlook express no vivo, jejeje
Pero como te comento mi caso es un caso aparte y poco entenderan lo que digo. Algún día te envío una captura para que alucines. Saludos!