Como lector habitual de Chica Seo -eso y la desafortunada memoria que me cargo- estoy enterado de las visicitudes que atravesaron en días pasados Milagros y Natalia con sus emails oficiales, con el consecuente atraso en la comunicación y en el peor de los casos la pérdida de algunos emails.

Antier nos decía Milagros: “Tengo muchos correos pendientes, por lo cual pido disculpas por la demora, pero se debió a una falla. Seguramente algunos se perdieron con el cambio de servidor, por lo que he notado”. Éste sin duda, es un caso extremo, pero quien de nosotros no se ha encontrado un lunes al iniciar la jornada laboral con una pila de emails nuevos, más los que dejamos pendientes.

Cuando empiezas a ganar un grado de credibilidad es común que muchos de tus visitantes/lectores se animen a dirigirse a tí a través del email que proporcionas en el Acerca de o de la forma de contacto. No imagino la cantidad de correos que recibe a diario un señorón como Andrés Nieto, pero han de ser varios, aún habiendo un foro y toda la biblioteca en la que se ha convertido ya su blog. Cuando yo le escribí para contactarlo por lo de Blogoedad no pasaron 24 horas y ya tenía una respuesta de su parte.

Y es muy probable que así fuese porque Andrés, sin proponérselo, aplica los principios que Leo Batauta recomendó en Problogger para atender esas oleadas de correo masivo por tu actividad de blogger:

1. Mantén una cuenta central: con la facilidad hoy día de redireccionar los correos de varias cuentas a una sola es fundamental aprovechar el recurso, lo que te ahorra el paseo por diversas plataformas de email.

2. ¡Detén la bola!: cadenas, listas de correo, boletines de prensa, de preferencia procu filtrarlas para que no te llenen la bandeja y le dediques a esa correspondencia una vistazo al día unicamente.

3. Establece políticas de correspondencia: Copio de Andrés: “Cualquier comentario, sugerencia, critica e idea que creas que pueda ser interesante, sera agradable conocerla. Si tienes alguna duda, puedes pasarte por el foro a ver si alguien ya tenido problemas similares y encuentras soluciones”. En una cantidad de blogs he leído que los bloggers especiican qué tipo de correspondencia no será atendida, o hacen como Andrés la invitación a consultar primero la información ya existente.

4. Escribe un FAQ: Escribe CeeC: “Si queréis contactar conmigo podéis hacerlo vía mail, pero por favor, no uséis el correo para preguntarme dudas técnicas, para eso ya están los comentarios de los respectivos manuales donde trato de ayudaros lo que puedo. Lo siento pero no contestaré a ese tipo de correos”. Y si te pasas por su página, tiene muy bien organizada la información que comunmente le pueden solicitar.

5. Marca 2 horarios fíjos para revisar el correo: si dedicas 20 minutos a las 10 am y otros 20 minutos a las 4 pm serás más eficiente que si dedicas 10 minutos cada hora.

6. Optimiza tu proceso: marca y elimina los que son basura, deja para un mismo momento los que requieren respuesta y bórralos luego, archiva los indispensables. De nuevo la sabia técnica del trabajo por lotes en acción.

7. No te encariñes tanto: si bien en Gmail, por ejemplo cuentas con 6 gigas de almacenamiento y en correos propios hasta más, lo más sano es diariamente hacer limpieza y archivamiento.

8. Aparta los que requieran más tiempo: hasta aquí más de uno habrá dicho ya: ¡ey, pero eso no se puede hacer con todos los mails! Pues aquellos que requieran de más atención y una respuesta elaborada márcalos y déjalos para otro momento de la jornada.

9. Limítate a lo escencial: Leo es especifico: 5 oraciones a lo mucho por respuesta. ¿Y realmente en la mayoría de las veces se necesita más? No.

10. Déjalos que se cansen: lo que comunmente se traduciría en “no alimentes al troll”; correos sobre intercambios de enlaces, participación en cadenas, palabras ofensivas y demás simplemente se van directo a la papelera, que prestarles atención puede resultar contraprudecente.

11. 5 al día: si entre semana rienes el tiempo justo al menos proponte responder 5 correos al día y deja que el resto se acumulen para el sábado o una hora de la semana que destinarás a ponerte al día, así en ‘esa hora’ no tendrás tanta tarea como si dejaras todos para un mismo momento.

12. ¡Contrata un asistente!: regálale 1 dolar a tu mejor amigo o a tu hermano de confianza para que se eche a hombros el trabajo sucio de borrar cadenas, archivar emails informativos, dejar marcados los que ocupan respuesta, enviar agradecimiento por felicitaciones. Gastarás 1 dolar pero ganarás en productividad.

Bueno, los dejo que voy a responder mis 5 de hoy…